専門的寄りチーム 第5回

AIが使いやすい
環境のつくり方

～ フォルダ・ファイル・リポジトリ編 ～

プロンプトの前に、"置き方"を整える

所要 20分 ／ 機能の話は今日はナシ

今日のゴール

持って帰ってほしいのは、たった1行

AIの精度は、プロンプトの巧さより
「情報の置き方」で決まる。

  • AIが使いやすいフォルダ・ファイルの整え方
  • 整えると、AIの答えが実際どう変わるか（実演）
  • 自分の業務で、今週やる「最初の一手」
なぜ環境が要るか

「いい感じにまとめといて」問題

"この前のあれ、
いい感じにまとめといて

人間でも、こう言われたら困る

  • いつの話？ 何のこと？ 何のため？
  • どのくらい詳しく？ 完成形は文章？ 表？
  • どこに保存する？

散らかった机では、名人も料理できない。
AIに渡す「机の上」を整えるのが先。

実演①

同じ依頼でも、環境で答えが変わる

依頼（両方とも同じ） 「先月の問い合わせで多かった内容をまとめて」
散らかった環境

渡すもの
デスクトップに スクショ1.png / 名称未設定.txt / コピー_最新_本当.xlsx がバラバラ

AIの反応
「画像の文字が読めない」「対象期間が不明」「最新版が判断できない」

結果 ／ 使えない・やり直し

整った環境

渡すもの
問い合わせ分析/2026-05/ に inquiries_202605.csv ＋ 目的メモ

AIの反応
カテゴリ別の件数・上位3傾向・前月比まで的確に回答

結果 ／ そのまま使える

AIが変わったわけじゃない。渡す「環境」が変わっただけ。
整え方の本体

AIが使いやすい環境＝6つの置き場

難しく言うと「情報が整理された状態」、かんたんに言うと「作業台が整った状態」

#置き場かんたんに言うと整え方の例
①材料AIに渡す情報議事録・FAQ・数値データを"読める形"に
②置き場材料の保存場所業務ごとのフォルダ／スプレッドシート
③お願い頼み方のひな形入力テンプレを1枚用意
④任せる範囲AIにやらせること要約・分類・下書き・チェック
⑤確認人間が見る所日時・金額・URL・誤解リスク
⑥納品先完成物の置き場成果物フォルダ・台帳

今日は特に ①材料・②置き場 を深掘りする（ここが9割）

フォルダ

AIが使いやすい「フォルダ」6ルール

1

業務ごとに分ける

何でも1か所に放り込まない

2

1ファイル＝1テーマ

巨大な"なんでもメモ"を作らない

3

名前で中身が分かる

20260603_告知文_テンプレ.md

4

最新版がどれか分かる

古いものは archive/ へ。最新を1つに

5

「目的メモ」を1枚置く

そのフォルダの"地図"になる

6

材料と成果物を分ける

入口と出口を混ぜない

ファイル

AIが読みやすい「ファイルの形」

読みやすい形
  • Markdown手順書・議事録・ルール・テンプレ
  • スプレッドシート一覧・進捗管理・チェックリスト
  • CSVアンケート・ログ・数値データ
  • テキスト文字起こし・チャットログ・下書き
  • 箇条書き条件整理・要件整理・確認項目
読みづらい状態
  • スクショだけ（文字が読み取りにくい）
  • チャットに情報が流れたまま
  • ファイル名が曖昧／最新版が不明
  • 似た資料が何個もある
  • 目的が書かれていない

ポイントは 「画像より文字」。スクショより、テキスト・表にするだけでAIは断然読みやすい。

名前と最新版

地味だけど効く「名前」と「最新版」

ファイル名のつけ方

名称未設定.txt
コピー_最新_本当にこれ.xlsx
IMG_2034.png

20260603_セミナー進捗_テンプレ.md
日付＋内容＝見ただけで分かる・並べ替えで時系列

最新版の管理

  • 最新版は1つだけ、目立つ場所に
  • 古い版は archive/ フォルダへ移す
  • 「これが最新」と分かる状態を保つ

AIに「最新版を見て」と言わなくても、最新版が1つなら迷わない

リポジトリ

リポジトリ＝「整った共有棚」

リポジトリ ＝ みんなで使える、整理された共有フォルダ
（しかも、いつ・誰が・何を変えたか履歴が残る）

どこに何があるか決まっている

チーム全員が同じ場所を見る

「あの人しか分からない」が起きない

自分のPC・頭の中 から 脱出する → 整った共有棚に置けば、誰が来ても同じようにAIを使える
実演②

自分の業務でやると、こう変わる

メンバー散らかった渡し方整った渡し方 → AIの働き
ナオキ配信URLだけ渡す文字起こしを 配信ログ/ にtxtで置く → ネタ候補・構成案が出る
ウサ子Chatworkのスクショテキスト化＋進捗スプレッドシート → 滞留フェーズを抽出
りゅー過去FAQをその場で探すFAQを faq/ にMarkdownで整理 → 関連回答を候補出し
テツ数値をスクショで貼る実績をCSVで 広告実績/2026-05/ に → 集計・異常値を検出
Meruバグ報告がチャットに散在バグ票をスプレッドシートに集約 → 傾向・再発条件を抽出
共通点：材料を「読める形」で「決まった場所」に置いただけ。
総まとめ

Before / After 総まとめ

Before（散らかった環境）After（整った環境）
フォルダデスクトップに全部業務ごとに分かれている
ファイルスクショ・最新版不明Markdown／CSVで整理・最新が1つ
名前名称未設定・IMG_2034日付＋内容で分かる
場所自分のPC・頭の中チームの共有棚
AIの働き迷う・聞き返す・的外れ的確・速い・そのまま使える
他の人その人しか使えない誰でも同じように使える
環境を整える ＝ AIが動く ＋ 他の人も使える（属人化が消える）
6月にやること

6月のミッション

チームの困りごとを2つ以上見つけて、
そのうち1つは「AIが使いやすい環境」に整える。

1つ目

小さく整える

スクショをテキスト化、ファイル名を整える

2つ目

環境として整える

業務フォルダを作り、材料をMarkdown／CSVで集め、目的メモを置く

すごい自動化はいらない。「人が迷わず使える置き方」に整えたら、それで合格

今週のアクション

今週やる「最初の3手」

1

業務を1つ選ぶ

毎回AIに同じ説明をしている業務がねらい目

2

材料を1つのフォルダに集めて"読める形"にする

スクショ→テキスト／表に・最新版を1つに（古いのは archive/）・ファイル名を「日付＋内容」に

3

フォルダに「目的メモ」を1枚置く

何の業務か／何が入っているか／AIに何を頼むか

この3手だけで、AIの答えが変わるのを体感できる

状態の対比

目指す状態／避けたい状態

目指す状態
  • 他の人も使える
  • 材料の場所が決まっている
  • 最新版が1つに保たれている
  • 読める形（文字・表）で置いてある
  • 目的メモがある
避けたい状態
  • 自分だけが使える
  • どこにあるか分からない
  • 最新版が複数あって混乱
  • スクショ・チャット流しっぱなし
  • 口頭でしか分からない
今日の合言葉
1

AIの精度は、プロンプトより
「情報の置き方」で決まる。

2

環境を整えることは、
自分の便利を、チームの便利に変えること。

配布資料

環境セルフチェックシート（持ち帰り用）

フォルダ

業務ごとにフォルダが分かれている
材料置き場と成果物置き場が分かれている
フォルダに「目的メモ」がある

ファイル

スクショでなく文字・表で置いてある
1ファイル＝1テーマになっている
ファイル名で中身が分かる（日付＋内容）
最新版が1つに保たれている（古い版は archive/）

共有

チームが見られる場所にある
他の人が見て「どこに何があるか」分かる

Before / After（同じ依頼で試す）

整える前のAIの答え：____________
整えた後のAIの答え：____________
イントロ・2分
1 / 16
話者メモ